El correo es la puerta de entrada de la mayoría de los problemas de seguridad de una empresa pequeña. No porque sea inseguro, sino porque es donde está la gente. Estas son las medidas que de verdad cambian algo, por orden de lo que más evita.
Una contraseña distinta para el correo
Si la del correo es la misma que usas en otros sitios, el día que se filtre cualquiera de ellos tienes el correo abierto. Y con el correo abierto se recuperan las contraseñas de todo lo demás: por eso es la cuenta que más hay que proteger.
Cuentas separadas, no una para todos
La cuenta compartida entre varias personas parece cómoda y sale cara: no sabes quién hizo qué, y cuando alguien se va no puedes cerrarle el acceso sin cambiársela a todos. Si necesitas una dirección común, hazla alias de una cuenta real en vez de un buzón compartido.
Cierra las cuentas de quien ya no está
Es lo que más se olvida. Una cuenta activa de alguien que se fue hace dos años es una puerta abierta sin nadie mirando. Cuando alguien deja la empresa: cambiar la contraseña, redirigir el correo a quien le sustituya y cerrar la cuenta cuando ya no haga falta.
Cuidado con lo que sale, no solo con lo que entra
Antes de enviar, mira dos cosas: que el destinatario es el que crees —el autocompletado juega malas pasadas— y que no mandas datos personales de terceros sin necesidad. Y para enviar a muchas personas a la vez, usa CCO: poner cien direcciones a la vista es una brecha de datos de manual.
El aviso técnico que sí importa
Si tu programa de correo te avisa de que el certificado del servidor no es válido, no continúes. Ese aviso significa que alguien podría estar entre medias. Con los datos correctos de tu servidor ese mensaje no debería salir nunca: si sale, escríbenos antes de aceptarlo.
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Basado en la información divulgativa del INCIBE, reescrito por el equipo de Netebu.